Krótka odpowiedź. Ofertę w przetargu publicznym składasz wyłącznie przez Platformę e-Zamówienia, w szczegółach postępowania, przyciskiem do składania ofert. Pocztą elektroniczną oferty nie wyślesz. Plik z ofertą podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym (zależnie od zapisów SWZ), dopiero potem go załączasz, a platforma szyfruje ofertę do chwili otwarcia. Najczęstsza przyczyna odrzucenia to nie cena, tylko źle zrobiony podpis.
Poniżej kolejność kroków dla zakładu produkcyjnego, który składa pierwszą ofertę. Szczegóły techniczne platformy zmieniają się wraz z wersjami, więc przed terminem zawsze porównaj je z aktualną instrukcją „Oferty, wnioski i prace konkursowe” na stronie platformy i z SWZ konkretnego postępowania.
Jak złożyć ofertę na platformie e-Zamówienia krok po kroku
- Konto wykonawcy z uprawnieniem do składania ofert. Ofertę może złożyć tylko użytkownik, który w imieniu firmy ma do tego uprawnienie nadane przez administratora konta podmiotu. Jeśli konto zakładał ktoś inny, sprawdź to dzień wcześniej, nie w dniu terminu.
- Wejście w postępowanie. Znajdujesz je po numerze ogłoszenia albo w wyszukiwarce postępowań. Składanie ofert odbywa się w szczegółach postępowania, w zakładce ofert lub wniosków.
- Przygotowanie dokumentów. Oferta, formularz cenowy, oświadczenia i dokumenty z SWZ jako pliki w formatach, które dopuszcza zamawiający. Nazwy plików zostaw krótkie i bez polskich znaków, bo zmiana nazwy po podpisaniu psuje podpis.
- Podpis. Podpisujesz każdy plik albo całą paczkę (pliki spakowane do archiwum), zgodnie z tym, co napisano w SWZ. Przy paczce stosuje się podpis zewnętrzny.
- Załączenie i wysłanie. Dodajesz podpisane pliki w formularzu oferty i wysyłasz. Platforma szyfruje ofertę, a zamawiający zobaczy ją dopiero przy otwarciu.
- Potwierdzenie. Po złożeniu dostajesz komunikat na platformie i wiadomość e-mail. Bez niej traktuj ofertę jako niezłożoną i sprawdź zakładkę ofert.
Jakim podpisem podpisać ofertę w przetargu
W typowym SWZ oferta ma być złożona w postaci elektronicznej i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, pod rygorem nieważności. Różnica dla firmy jest praktyczna:
| Podpis | Kto go ma | Na co uważać |
|---|---|---|
| Kwalifikowany | Płatny certyfikat wydawany osobie, zwykle na 1 do 3 lat | Ważność karty i czytnika sprawdź przed terminem, wystawienie certyfikatu zajmuje dni |
| Zaufany | Bezpłatny profil zaufany osoby fizycznej | Podpisuje osoba z umocowaniem do reprezentacji firmy, nie każdy pracownik |
| Osobisty | Dowód osobisty z warstwą elektroniczną i kodem PIN | Wymaga czytnika lub aplikacji, ta sama zasada umocowania |
Podpis składa się przed szyfrowaniem oferty, bezpośrednio na pliku z ofertą albo na paczce dokumentów. Po podpisaniu pliku nie otwieraj go w edytorze i nie zapisuj ponownie. Jeśli firma regularnie startuje w przetargach, taniej wychodzi podpis kwalifikowany w abonamencie dla firmy niż odnawianie pojedynczych certyfikatów w pośpiechu.
Dlaczego oferty są odrzucane w e-Zamówieniach
- podpis złożony po zaszyfrowaniu albo na pliku zmienionym po podpisaniu,
- podpisała osoba bez umocowania, bo pełnomocnictwa nie dołączono,
- brak załącznika wymaganego w SWZ, na przykład formularza cenowego,
- wysłanie w ostatnich minutach przed terminem, kiedy platforma jest obciążona,
- oferta wysłana mailem do zamawiającego zamiast przez platformę.
Dobra praktyka dla małego zakładu: złóż ofertę dzień przed terminem. Do upływu terminu możesz ją zmienić lub wycofać, więc wcześniejsze złożenie nic nie kosztuje, a daje czas na naprawę problemu z podpisem.
Co sprawdzić w SWZ, zanim zaczniesz przygotowywać ofertę
Większość błędów powstaje przed samym wysłaniem, na etapie czytania dokumentów. Zamawiający opisuje wszystko w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) i jej załącznikach, więc to ona rozstrzyga, jak ma wyglądać Twoja oferta. Przejrzyj pięć rzeczy:
- Termin składania i termin otwarcia ofert. To dwie różne godziny. Po pierwszej platforma nie przyjmie już ofert.
- Rodzaj podpisu. SWZ wymienia dopuszczone podpisy i mówi, czy podpisywać każdy plik osobno, czy paczkę.
- Wadium. Zamawiający może go zażądać, a forma wniesienia (pieniądz, gwarancja, poręczenie) i termin wynikają ze SWZ. Wadium wnosi się przed terminem składania ofert.
- Warunki udziału i oświadczenia. Doświadczenie, zdolność techniczna, brak podstaw wykluczenia. Sprawdź, które dokumenty składasz z ofertą, a które dopiero na wezwanie.
- Kryteria oceny. Cena często nie jest jedyna. Przy kryteriach pozacenowych (termin, gwarancja, doświadczenie osób) opis w ofercie decyduje o liczbie punktów.
Jeśli czegoś w SWZ nie rozumiesz, zadaj pytanie zamawiającemu przez platformę w czasie, który SWZ przewiduje na wyjaśnienia. Odpowiedź trafia do wszystkich wykonawców, więc nie zdradzisz konkurencji przewagi, a unikniesz oferty odrzuconej z powodu własnej interpretacji.
Lista kontrolna na dzień przed terminem
- Zalogowanie na konto z uprawnieniem do składania ofert działa.
- Certyfikat albo profil zaufany jest ważny, czytnik lub aplikacja działa na komputerze, z którego będziesz wysyłać.
- Wszystkie załączniki z SWZ są w paczce, formularz cenowy ma sumę zgodną z ofertą.
- Pliki są podpisane i nie były otwierane do edycji po podpisie.
- Pełnomocnictwo dołączone, jeśli podpisuje osoba spoza KRS lub CEIDG.
- Ofertę wysłano, a potwierdzenie jest na platformie i w poczcie.
Skąd brać postępowania, na które warto składać oferty
Konto w e-Zamówieniach jest bezpłatne, ale samo ogłoszenie trzeba najpierw znaleźć. Gdzie szukać i ile to kosztuje, porównaliśmy w tekstach platformy zakupowe dla dostawców i koszt konta oraz najlepsza baza przetargów dla zakładu. Przetargi to jednak tylko część rynku. Zapytania od firm prywatnych, które nie ogłaszają się w BZP, trafiają do wykonawców przez profil firmy w katalogu, gdzie kupujący sam wybiera producenta według branży i województwa.
Najczęstsze pytania
Czy ofertę w przetargu można wysłać e-mailem?
Nie, jeśli zamawiający prowadzi postępowanie przez Platformę e-Zamówienia. Oferta musi zostać złożona przez platformę, a wysłana mailem nie bierze udziału w postępowaniu. Wyjątki dotyczą tylko sytuacji wskazanych w SWZ, na przykład awarii platformy ogłoszonej przez zamawiającego.
Ile kosztuje złożenie oferty na platformie e-Zamówienia?
Samo konto i złożenie oferty są bezpłatne. Koszt to podpis elektroniczny, jeśli wybierzesz kwalifikowany, oraz czas na przygotowanie dokumentów. Podpis zaufany i osobisty nie wymagają opłaty za certyfikat.
Czy można poprawić ofertę po jej złożeniu?
Tak, do upływu terminu składania ofert. Zmieniasz ją albo wycofujesz w szczegółach postępowania i składasz ponownie, z nowym podpisem. Po terminie zmiana ceny lub treści oferty nie jest już możliwa.