Zapytanie ofertowe do producenta: wzór, który dostaje odpowiedź (i 5 błędów)

Skuteczne zapytanie ofertowe do producenta ma sześć elementów: kto pyta, czego dokładnie dotyczy, ile sztuk, na kiedy, gdzie ma trafić dostawa i do kiedy czekasz na odpowiedź. Bez tych sześciu punktów wytwórca nie umie wycenić i zapytanie zostaje bez odpowiedzi. Poniżej gotowy wzór do skopiowania i pięć błędów, które kosztują odpowiedź.

Wytwórca dostaje w tygodniu od kilku do kilkudziesięciu wiadomości. Wycena zajmuje mu realnie od 15 minut do 2 godzin, bo musi policzyć surowiec, czas maszyny i transport. Jeśli z Twojej wiadomości nie da się tego policzyć, odpowiedź brzmi „proszę o więcej informacji” albo nie ma jej wcale. Zapytanie ofertowe to nie uprzejmość, to dokument roboczy.

Co musi zawierać zapytanie ofertowe (6 punktów)

1. Kto pyta. Nazwa firmy, NIP, miasto, imię i nazwisko osoby, telefon. NIP w pierwszej wiadomości natychmiast odróżnia Cię od klienta detalicznego i podnosi priorytet odpowiedzi.
2. Co dokładnie. Produkt, wariant, gramatura, opakowanie. „Ser podpuszczkowy dojrzewający, krążek 1 kg, pakowany próżniowo”, a nie „sery”.
3. Ile. Ilość na jedną dostawę i powtarzalność. „30 kg na dostawę, co 2 tygodnie, przez 6 miesięcy” to zupełnie inna wycena niż „30 kg jednorazowo”.
4. Na kiedy. Data pierwszej dostawy i to, czy jest sztywna. Jeśli towar ma być na półce przed świętami, napisz to.
5. Gdzie. Kod pocztowy i miasto dostawy, forma dostawy (transport wytwórcy, kurier, odbiór własny), warunki (paleta, chłodnia).
6. Do kiedy czekasz. Konkretna data odpowiedzi i forma (e-mail, telefon). To działa: deadline w zapytaniu podnosi odsetek odpowiedzi.

Dodatkowo, jeśli dotyczy: wymagane certyfikaty (HACCP, BIO, IFS), wymagania dotyczące etykiety (marka własna, kod EAN), termin płatności, oczekiwany termin przydatności w momencie dostawy.

Wzór zapytania ofertowego do producenta (do skopiowania)

Poniższy szablon jest gotowy do wklejenia w e-mail. Wypełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń nawiasy.

Temat: Zapytanie ofertowe B2B: [produkt], [ilość] [jednostka], dostawa [miasto]

Dzień dobry,

piszę w imieniu [nazwa firmy], NIP [numer NIP], [miasto].
Prowadzimy [krótko: delikatesy / sklep z upominkami / sieć 4 sklepów / restaurację].
Chcemy wprowadzić Państwa produkty do stałej sprzedaży.

PRZEDMIOT ZAPYTANIA
- Produkt: [nazwa, wariant, gramatura, rodzaj opakowania]
- Ilość na jedną dostawę: [np. 30 kg / 120 sztuk]
- Powtarzalność: [jednorazowo / co 2 tygodnie / co miesiąc, przez 6 miesięcy]
- Pierwsza dostawa: [data], termin [sztywny / elastyczny]

DOSTAWA
- Miejsce: [ulica, kod pocztowy, miasto]
- Forma: [transport dostawcy / kurier / odbiór własny]
- Warunki: [np. chłodnia 2 do 6 stopni, paleta EUR, dostawa do 12:00]

WYMAGANIA
- Certyfikaty: [HACCP / BIO / IFS / brak wymagań]
- Etykieta: [etykieta producenta / marka własna / kod EAN po naszej stronie]
- Termin przydatności w momencie dostawy: minimum [np. 21 dni]
- Faktura VAT: tak, termin płatności [przedpłata / 14 dni / 30 dni]

PROSZĘ O PODANIE
1. Ceny netto za [jednostka] przy podanej ilości, a także przy [ilość x2].
2. MOQ, jeśli różni się od naszego zapotrzebowania.
3. Czasu realizacji w dniach roboczych od złożenia zamówienia.
4. Kosztu transportu do [miasto] lub informacji, od jakiej wartości jest gratis.
5. Zdolności produkcyjnej w skali miesiąca (czy utrzymacie stały cykl).

Odpowiedź proszę na ten adres do [data]. W razie pytań: [telefon].

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko]
[stanowisko], [firma]
[telefon], [e-mail], [strona WWW]

Ten szablon działa, bo wytwórca może na niego odpowiedzieć jedną wiadomością, bez telefonu zwrotnego. Jeśli wysyłasz zapytanie przez katalog polskich producentów, część tych pól (kto pyta, gdzie dostawa) formularz wypełnia za Ciebie, a Ty dopisujesz przedmiot i ilości.

5 błędów, przez które zapytanie zostaje bez odpowiedzi

Błąd 1: „Proszę o cennik”

Najczęstsza wiadomość i najsłabsza. Wytwórca ma zwykle trzy poziomy cen w zależności od wolumenu, więc „cennik” bez ilości nic nie znaczy. Efekt: odkłada odpowiedź na później, czyli na nigdy. Zamiast tego podaj ilość i poproś o cenę przy tej ilości oraz przy dwukrotności.

Błąd 2: brak NIP i brak informacji, kim jesteś

Wiadomość z prywatnego adresu, bez firmy i bez NIP, wygląda jak zapytanie detaliczne. Wytwórca hurtowy odpowiada najpierw firmom. Sam NIP w stopce zmienia klasyfikację wiadomości.

Błąd 3: nierealne ilości „na próbę”

Zapytanie o 3 sztuki przy MOQ 60 sztuk to strata czasu obu stron. MOQ jest podane w profilu wytwórcy. Jeśli chcesz mniej, napisz wprost: „wiem, że MOQ wynosi 60 sztuk, pytam o możliwość pierwszego zamówienia na 30 sztuk po wyższej cenie jednostkowej”. To zdanie działa, bo pokazuje, że rozumiesz koszt przezbrojenia.

Błąd 4: brak terminu

„Interesuje nas współpraca w przyszłości” trafia na koniec kolejki. Producent planuje produkcję w blokach tygodniowych. Bez daty nie ma miejsca w planie.

Błąd 5: jedno zapytanie do jednego producenta

Odsetek odpowiedzi na dobrze napisane zapytanie B2B wynosi realnie od 50 do 70 procent. Przy jednym wysłanym zapytaniu masz więc jedną trzecią szansy, że zostaniesz bez oferty. Wysyłaj do 6 do 10 firm z tej samej kategorii, na przykład ze żywności i napojów albo z ceramiki i szkła, i porównaj odpowiedzi w tabeli.

Jak porównać oferty, gdy już przyjdą

Cena za jednostkę to nie wszystko. Zbuduj prostą tabelę porównawczą i wpisz do niej pełny koszt wejścia towaru na półkę.

Wytwórca B ma najniższą cenę katalogową i najwyższy realny koszt, bo MOQ wymusza zamówienie większe, niż zrotujesz, a transport dochodzi osobno. Ta tabela jest jedynym miejscem, gdzie to widać.

Czego nie pisać

• Nie obiecuj „dużych zamówień w przyszłości”, jeśli nie masz na to podpisu. Wytwórcy słyszą to co tydzień.
• Nie proś o wyłączność w pierwszym zapytaniu. Wyłączność to negocjacja, nie warunek wstępny.
• Nie zaczynaj od negocjacji ceny przed poznaniem MOQ i czasu realizacji.
• Nie wysyłaj tej samej wiadomości w kopii do 20 firm z widocznymi adresami. To dyskwalifikuje Cię jako partnera.

Po stronie producenta: jak odpowiadać, żeby wygrywać

Jeśli to Ty produkujesz i dostajesz zapytania, odpowiadaj w 24 godziny, nawet jeśli nie masz jeszcze pełnej wyceny. Zdanie „dziękuję, wycenę wyślę do czwartku” utrzymuje kupca. Podawaj cenę netto, MOQ, czas realizacji i koszt transportu w jednej wiadomości. Więcej o przygotowaniu profilu i danych hurtowych znajdziesz w sekcji dla wytwórców, a kupcy komplet narzędzi mają w sekcji dla kupujących.

Kolejny krok po wysłaniu zapytań opisaliśmy tutaj: jak znaleźć dostawcę produktów regionalnych do sklepu.